Contexto

Em muitas organizações, o processo de reembolso de despesas permanece manual, fragmentado e dependente de cadeias de e-mails e planilhas. Os funcionários muitas vezes têm dúvidas sobre as políticas de reembolso ou como enviar as solicitações de reembolso corretamente, o que leva a atrasos, falhas de comunicação e acompanhamentos desnecessários. Os sistemas financeiros tradicionais muitas vezes carecem do fluxo de conversação e da clareza que a força de trabalho atual espera, tornando a gestão de despesas tediosa e desconectada.

Solução

O ExpenseMate Copilot Agent é um assistente de reembolso conversacional de baixo código, desenvolvido com o Microsoft Copilot Studio, o Power Automate e o Dataverse. Ele permite que os funcionários: enviem solicitações de reembolso de despesas, acompanhem o status das solicitações enviadas e façam perguntas relacionadas a políticas usando dados estruturados e IA — tudo em uma interface inteligente e de linguagem natural. O agente armazena os dados de despesas enviados em uma tabela do Dataverse, processa anexos como imagens de faturas ou PDFs e notifica automaticamente os gerentes via Outlook. Ele também usa uma combinação de regras de política estruturadas do Dataverse e um documento do Word conectado como fonte de conhecimento para lidar com perguntas frequentes sobre as políticas de reembolso da empresa. O resultado é uma experiência guiada e com reconhecimento de função, com fluxos adaptáveis, lógica em tempo real e integração perfeita com o back-end — sem depender de sistemas tradicionais de emissão de tickets ou formulários personalizados.

Impacto

O ExpenseMate Agent transforma as operações financeiras, transformando o gerenciamento de despesas em uma experiência moderna e interativa. Ele reduz drasticamente os acompanhamentos manuais, agiliza a captura de dados e fornece visibilidade em tempo real dos status das solicitações e regras de apólices. Desenvolvido inteiramente na infraestrutura segura e de baixo código da Microsoft, o ExpenseMate oferece uma solução escalável e inteligente que melhora a conformidade, reduz o tempo de processamento e aprimora a experiência geral dos funcionários — tudo isso sem a necessidade de aplicativos personalizados ou ferramentas financeiras legadas.