Contexto

Em muitas organizações, o processo de gestão de visitantes ainda é realizado por meio de registros manuais, crachás de papel, ligações telefônicas ou e-mails improvisados. Isso frequentemente resulta em check-ins ineficientes, notificações perdidas, registros inconsistentes de visitantes e supervisão de segurança limitada. As equipes de recepção gastam tempo desnecessário coordenando chegadas e notificando os anfitriões, enquanto os hóspedes enfrentam atrasos e confusão nos pontos de entrada.

Solução

O VisitMate é um Agente Copilot inteligente e de baixo código, desenvolvido com o Microsoft Copilot Studio, Dataverse, Outlook e OneDrive. Por meio de uma interface de bate-papo simples e conversacional, o VisitMate permite que as equipes de recepção ou os próprios hóspedes: pré-registrem os visitantes, capturando detalhes importantes como nome, data e finalidade; notifiquem automaticamente o anfitrião por e-mail quando um visitante for reservado; gerem um crachá profissional de visitante em formato PDF, armazenado com segurança no OneDrive; e mantenham um registro digital de visitantes no Dataverse para rastreamento e conformidade em tempo real. Todos os fluxos são automatizados usando ações padrão do Power Automate — sem impressão manual, sem folhas de registro em papel e sem sistemas separados para manter.

Impacto

O VisitMate moderniza a experiência do visitante, substituindo processos manuais obsoletos por um fluxo de trabalho digital seguro. Os anfitriões são informados instantaneamente sobre a chegada de um hóspede, os registros dos visitantes permanecem organizados e pesquisáveis, e as equipes de recepção economizam tempo em tarefas repetitivas. O resultado é um processo de check-in mais rápido e tranquilo, uma supervisão de segurança mais robusta e uma primeira impressão acolhedora — tudo isso impulsionado pela plataforma escalável e de baixo código da Microsoft, sem a necessidade de hardware personalizado ou sistemas de crachás antigos.